在离职及工作变动过程中，档案调转是重要环节。实践中，多数人员在更换工作时均需办理档案调转手续，但其具体操作流程及特殊情况处理方式需遵循规范。鉴于并非所有机构均具备机要转递资质，档案转递的合规性与安全性需重点关注。以下将详细说明档案调转的核心要求、具体流程及常见问题处理办法。根据我国档案管理相关法规，个人不得自行移交档案，档案必须通过具备资质的机构或部门进行传递。为保障档案安全，传递方式通常包括机要转递或专人转送，其中机要转递周期一般为 10-40 天，耗时较长。为确保档案调转工作按时完成，相关人员需提前预留充足时间，避免延误。
换工作转档案需要什么手续
若已确定新工作单位，需由新工作单位出具正式调档函;
将新单位出具的调档函提交至原工作单位人事管理部门，由该部门按规定办理档案转出手续;若原工作单位具备档案管理权限且同意转出，将按流程将档案寄送至新工作单位，由新单位完成档案接收与存放。
若原工作单位为私营企业(无档案管理资质)，档案通常存放于当地人才市场。此类情况下，若离职后新工作单位仍为私营企业且无需调取档案，档案可继续留存于原人才市场，无需额
若新工作单位为国有企业(或其他需审核档案的机构)，需先由新单位出具调档函，再持调档函前往原档案存放的人才市场，按人才市场规定办理档案调转，将档案转至新单位存放。
辞职后未找到工作的档案存放方式
辞职后暂未就业时，档案可选择存放于当地人才市场或社会劳动保障局，具体要求如下：
需提供相应证明材料，包括但不限于原工作单位出具的调档函，或其他具备资质机构开具的档案托管证明。因档案管理的规范性要求，个人直接携带档案办理存放将不予受理，故需提前准备上述证明材料，确保档案顺利存入当地人才市场或社会劳动保障局。
档案 “死档” 的认定与激活
部分人员可能因对档案管理规定不了解，选择自行保管档案，或因毕业时学校移交、辞职后公司移交等客观原因持有档案。根据规定，个人持有档案的期限不得超过 2 年，超过该期限后，档案将被认定为 “死档”，失去原有效力，无法正常使用。
若档案已变为 “死档”，需通过 “死档激活” 流程办理相关手续，待档案重新激活后，方可恢复正常使用功能。
档案管理的核心注意事项
档案作为重要人事材料，严禁由个人自行保管，需通过合规机构进行存放与传递;
辞职后应尽快办理档案调转，避免将档案长期留存于原工作单位，以防引发档案丢失、延误使用等问题;
就业时建议优先选择具备档案托管权限的单位，此类单位在员工离职时可直接办理档案调转，减少个人操作环节，提升流程效率。
档案管理涉及个人职业发展关键环节，需严格遵循国家相关规定与机构流程，确保档案存放与调转的合规性、安全性，为个人职业发展提供保障。
