调档函是档案转递流程中的法定必备材料。原档案保管单位需依据调档函载明的信息，通过机要通信方式，将档案规范转递至指定的档案接收单位。未经调档函审批程序，任何单位不得擅自办理档案调出手续，调档函是启动档案调动流程的唯一合法依据。
在日常工作与生活中，以下情形需依法办理档案调动，均需以调档函作为基础凭证：
通过公务员招录考试，进入机关单位工作;
被高等院校录取为研究生，需将档案转入院校管理;
入职国有企业、事业单位等具备人事管理权限的单位;
申报专业技术职称评审，需调取档案核验资历;
办理城市落户手续，需将档案转入落户地档案管理机构。
调档函的开具主体与适用场景
(一)研究生录取场景
若个人在毕业时成功考取研究生，调档函由录取的研究生院校负责开具，用于将个人档案从本科院校转入研究生院校进行统一管理。
常规流程：多数研究生院校会将调档函与录取通知书一并邮寄至个人，无需个人前往院校现场办理。本科院校在收到调档函、录取通知书及其他相关证明材料后，将按规定流程完成档案寄送。
特殊情况：少数院校需个人现场办理调档函开具手续，相关人员需密切关注录取院校发布的档案调动通知，按要求完成手续办理。
(二)工作入职场景
若个人已就业，且工作单位具备人事管理权限及档案接收资质(如大型国有企业、各级机关单位、纳入编制管理的教师岗位、公务员岗位等)，入职时需将档案转入单位统一管理，此时调档函由所在工作单位开具。
个人需凭单位开具的调档函，前往此前的档案存放地点(如原工作单位、户籍地人才市场等)，办理档案调出手续。
调档函的规范开具流程
第一步：明确档案接收单位
需提前确定档案拟转存的接收单位，明确档案使用需求或转存机构信息(如确定新入职工作单位、落户城市对应的档案管理部门等)，同时需核实个人当前档案的具体存放位置，确保信息准确无误。
第二步：准备材料并办理开具手续
携带以下材料(具体材料清单需以接收单位要求为准)，前往档案接收单位申请开具调档函：
个人有效身份证件原件及复印件;
档案调动申请书(需载明调动原因、原档案存放地、拟接收单位等信息);
档案托管证明(由原档案存放单位出具);
其他接收单位要求的补充材料(如录取通知书、入职证明、落户审批表等)。
将上述材料提交至档案接收单位(如人才市场档案管理部门、新工作单位人事管理部门等)，经审核通过后，接收单位将出具调档函，至此调档函开具流程完成。
档案调动过程中的注意事项
(一)调档函信息准确性核查
需严格核对调档函关键信息，确保以下内容无误：
调档函抬头需准确填写原档案保管单位全称;
函件中个人信息(姓名、身份证号、档案编号等)需与实际情况完全一致;
调档函落款处需加盖接收单位公章，且印章需为红色实体印章，无公章或公章不符合规范的调档函不具备法律效力，无法用于办理档案调动。
(二)调档函有效期管理
调档函均载明有效期限，需在有效期内完成全部档案调动流程。若超过有效期限，该调档函自动失效，无法再作为档案调动的合法依据，需重新申请开具调档函。
(三)档案转递方式规范
档案转递需通过机要通信通道或由接收单位指派专人现场提取，原则上不得通过普通邮寄方式或交由个人自带转递(特殊情况需符合个别地区规定或经接收单位书面同意);
任何单位和个人不得私下开展档案转递活动，档案的调阅与调出必须以合法有效的调档函为依据，严格遵循档案管理相关规定。
