档案留存于个人手中，会经历几个阶段性变化。起初，档案暂存个人手中时，短期内通常不会显现问题。然而，若档案在个人手中存放时长超过两年，将形成 “死档” 状态，届时，任何人才中心或人才市场均不会接收此类档案。
当档案处于 “死档” 状态时，必须先完成档案激活，方可进行正常存档操作。部分人员因将档案置于手中时间过长，不仅导致档案成为 “死档”，甚至还出现私自拆封档案的情况;亦或因疏忽致使档案袋破损，这种情况下，档案内材料很可能出现缺失。在此类情形下，使用档案前，需先履行档案补办手续，完成 “死档” 激活，最终才能实现档案存档。
针对个人手中档案的处理，具体可参考以下方式：
若档案一直由个人持有，为避免档案出现问题，应尽快将档案送至具备人事档案管理权的机构进行审核，以确认档案能否正常使用。
若档案已处于上述第二阶段(“死档” 状态)，甚至进入第三阶段(伴随拆封、破损或材料缺失等问题)，需即刻办理档案激活及补办手续。
若认为档案补办手续流程繁琐，建议委托信誉良好、专业规范的档案服务机构代为办理相关手续。此类机构不仅能高效解决档案问题，还可协助将档案存入人才中心、人才市场等具备人事档案管理资质的机构进行规范管理。
在当下的社会生活与工作环境中，档案发挥着极为重要的作用。只有通过正确的存档方式，将档案托管于具备人事权的合法机构，方能在诸如政审环节，以及日后参与职称评定、办理转正定级等手续时，为个人提供必要的证明与支持。
