根据相关规定，档案转递必须采用机要方式进行。机要转递，即所谓 “公对公” 模式，具体指由具备档案管理权限的单位，通过 EMS 等合规渠道，将档案寄送至另一同样具备档案管理权限的单位。此流程本质上是两个公立单位或机构之间的手续办理，包含档案转出手续与接收手续的规范操作。
档案机要转递的规定由来已久，这是基于档案管理的特殊性质。个人不具备档案处理权限，包括档案转递、托管及效力恢复等事项，均需由专门的档案管理单位或机构负责实施。
关于个人不得自行转递档案的原因，可作如下解释：个人档案系统记录了当事人的经历，但当事人并无权直接处置档案转递事宜。这一规定可能引发部分人员的疑惑，究其根源，在于档案袋虽为密封状态，却极易通过外力拆封。一旦档案袋被私自拆封，其中的档案材料便完全暴露，存在材料被抽取(如处分记录)或篡改的风险。此类行为不仅破坏档案管理的公正性，更违反档案管理的基本规章制度。
